やもめの会 > 情報システム

マインドマップ（２００８．３．２）

　社内からマインドマップと呼ばれる手法の問い合わせがありました。はじめて聞くこの名前。スケジュール、プレゼンテーション、部下への指示、プロジェクトの計画など、主に業務でものを考えるときに、これまで頭の中だけで考えたものを図式化して整理しながら考えるという、わかったようなよくわからない整理術。これをコンピュータ上で絵に描きながら進めていくものもソフトウェアとして市販されているそうで。今後ビジネスの主流になるのかどうか。興味のある方は下記。

http://www.mindmap.ne.jp/seminar/group/42/

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エキサイトメールが大変（２００８．２．２４）

昨年暮れにエキサイトメールは意匠や機能を全面更新しましたが、思ったような結果にならず非常に使いにくい状態で今に至っています。

http://www.excite.co.jp/mail/info.html

特にそのレスポンスの悪さは最悪で、無料メールとは言え、とても一般の人に使ってくださいと言える状態ではありません。当方も長年愛用してきたのですが、ログインの完了までに随分待たされた上、受信ボックスの中身が開くのにまた待たされます。新着メールの確認に早くても５分はかかります。へたをすると１０分２０分と待たされた上、エラーが出てみたり、再度クリックすると二重にクリックしたと警告が出る始末。これあまりにひどい。

上に示したお知らせには、自社運用だったこれまでのメールシステムを、株式会社ＩＳＡＯという会社に丸投げしたために、失敗したとのことです。この会社はＣＳＫグループで、そのつき合いは「a2mail」という法人向けメールシステムをエキサイトが導入したことから始まるようです。その性能を買って、無料メールも同社に頼んだと思われます。

今後の収集はせっかく導入したメールシステムを元のエキサイトオリジナルに戻すといいますから、これまでの導入にかかわった経費や人件費はすべて無駄になるわけで、企業としては大損失でしょう。過失があれば訴訟にもなりかねないと思います。

エキサイトメールは２５日の深夜にシステムを停めて、現環境での応急措置を施したあと、自社オリジナルに戻していくものと思われます。自分の会社のグループ関係などもありましょが、外部へ委託する際は気をつけねばなりません。

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Googleアラートの問題（２００８．２．１０）

社内の営業企画の担当者より、Googleアラートを社員に利用するよう薦めたいから、情報システム室で見解を聞きたいと言ってきました。

Googleアラートは、欲しいと思うキーワードに関連した情報を登録しておくと、その情報が更新されるたび、メールで知らせてくれるものです。登録用のメールアドレスがありさえすれば、すべて無料のサービスです。

こうしたものを社内に取り入れる際には必ず気をつけねばならないことがあります。Ｇｏｏｇｌｅアラートとは書きましたが、これを例に無料サービスを企業で利用する場合の問題点を確認しておきたいと思います。

１．無料サービスでの情報の取り扱い

無料であれば当然、収益を上げるための代替手段が隠れていることを忘れてはなりません。それが例えば広告であったり、ときには提供した個人や企業の情報、それにより得られた二次的情報の把握であったり、第三者への提供や二次利用であったりします。もちろんこれらは約款で規定されていればけっして違法なことではありませんから、利用する側がそれを理解せず使えば情報漏洩問題になります。そうなれば誰も責任をとってはくれません。

２．無料サービスでの運営安定性

無料であるため、利用ユーザーへの配慮はなされませんから、サービスを業務に深く取り入れると肝心なときに利用できなかったりなど思わぬ損害を生じる可能性があります。サーバーのメンテナンスによる停止や、諸事情によるサービスの中断や中止は提供側の自由です。あえて配慮する先があるとすれば、それはスポンサーに対してのみです。いつ停まってもおかしくないということは忘れてはなりません。

３．ＡＳＰであるゆえの問題

インターネットに接続して行われるサービスは広義でＡＳＰと呼ばれますが、これらの問題はユーザーとＡＳＰ間のみでのやりとりになるため、情報システム室で全く管理できないことです。特に無料のＡＳＰは接続ログなど履歴の提供もなく、全く把握できません。

４．メールアドレスの扱い

今回のサービスの場合、メールアドレスの登録が必要です。新しいサービスにはつきものですが、メールアドレスの登録先を増やすことはスパムメールの増加機会を増やすことにもなり、薦められたことではありません。特に登録する、しないの判断がユーザーに任されるため、自分に与えられたアドレスに限らず、部署のほかのメンバーのアドレスや、グループメール、エイリアスなどむやみに登録されれば、パケットの増加による接続状態の悪化や、メールボックスのパンクや社内システムのダウンを招く恐れがあります。

５．情報管理部門の立場

社内サポートの範囲には当然入れない方がよいでしょう。これの利用によって何らかの損害が生じても、情報部門としては責任がもてません。

以上のことから、このグーグルアラートに限らず、特にメールアドレスや業務上のキーワードを預けるサービスは、できれば企業のセキュリティ上、避けたいものです。導入することになったとしても、情報部門の関わる範囲を明確に定義し、利用者に徹底周知する必要があります。

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社員のための管理とは？　（２００８．２．３）

　現在担当する情報システム室は、インフラもシステムもそれなりにしっかりしており、何も文句のつけようがありません。特に事業場間の接続は、世間一般に不安定とされるインターネットＶＰＮにもかかわらず、ＬＡＮ接続と変わらぬパフォーマンスです。

　しかし、それを使う社員の意識や基本的スキルはひどいものです。営業社員を中心とする今度の会社は非常にコンピュータやインフラ環境の使い方が乱暴です。特にコンピュータの破損は非常に多く、壊すことが仕事をしていることの勲章とでも思っているかのようです。そうした社員の意識を作ってしまった理由のひとつに、情報システム室の今の位置づけがあります。

　情報システム室は社内システムのエキスパートであるとともに、その技術を社員に提供して業務の効率化を図ることに存在意義がありますから、ときに社員に対して強い立場を取る必要があります。ですがここのそれはまるでお客様相談窓口のようです。そしてその社員たちは昼時間であろうが定刻外であろうが、平気で我々にくだらぬ作業を強いてきます。「昼飯を食ってくるのでその間に治しておいてくれ！」といった依頼の仕方です。

　まずここの社員には、情報関連への接し方云々よりも、相手部署に対して依頼する際のマナーを教えねばなりません。システムやインフラの充実はそれからです。

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